DRAFT : Konsep Acara Reuni Akbar

KONSEP ACARA REUNI
Disusun Oleh Tim Panita Reuni Akbar

VISI REUNI

•    Menyatukan potensi seluruh keluarga besar alumni SMEA Negeri Lubuk Linggau dari semua angkatan.

MISI REUNI

•    Membentuk wadah Ikatan/Yayasan Keluarga Besar Alumni SMEA Negeri Lubuk Linggau untuk
      meningkatkan rasa solidaritas, kekeluargaan, dan komunikasi di kalangan angkatan.
•    Menjalin kerja sama antara sekolah dengan alumni.
•    Menggalang dana sebagai modal usaha untuk kepentingan sekolah, alumni dan guru SMEA Negeri
      Lubuk Linggau.

1.    PEMBENTUKAN PANITA

Panita Acara Reuni Akbar telah dibentuk pada 9 Oktober 2011 dengan susuan kepanitiaan :
-    Dewan Pelindung
-    Dewan Penasehat
-    Dewan Panita Acara
-    Koordinator Angkatan

2.    PENGUMPULAN DATA PESERTA

Pengumpulan data Peserta Reuni Akbar dari semua angkatan melibatkan banyak orang yaitu perwakilan masing-masing angkatan dengan cara :
•    Buku Kenangan setiap angkatan yang dibagikan disaat perpisahan, (semoga saja ini masih ada yang 
      menyimpan)
•    Info di Facebook (searching dengan menggunakan nama alumni, semoga para alumni  
      mendafarkan dengan nama asli disertai nomor telpon yang bisa dihubungi)
•    Teman dari Teman (menanyakan nomor telpon mulai dari teman dekat dahulu sampai teman 
      yang lebih jauh)
•    Searching Internet
•    Arsip Sekolah
•    Buku Telelpon Sekolah
•    Dari data valid yang sudah terkumpul dari metode tersebut, mebuat target Undangan yang akan hadir.

3.    PUBLIKASI

Untuk suksesnya acara ini harus diketahui oleh banyak para alumni dengan cara ;
•    Siaran Radio Lokal (Papeja FM)
•    Iklan Media Cetak (Harian Sumatera Ekspress)
•    Group Facebook http://www.facebook.com/groups/283429038366456/

•    Blog http://www.alumni-smean-lubuklinggau.blogspot.com/
•    Spanduk (direncanakan akan dibuat dibeberapa tempat yang strategis didalam wilayah propinsi)

4.    TEMPAT

Untuk mencipatkan nostalgia dan kebersamaan tempat pelaksanaan acara akan diadakan di Sekolah.
•    Perizinan (izin dari Kelapa Sekolah dan Kepolisian setempat)
•    Pengkondisian (Demi terciptanya suasana yang aman dan nyaman perlu diadakan tenaga extra untuk petugas keamanan dan kebersihan)

5.    WAKTU

•    Hari (sabtu atau minggu)
•    Rentang Acara (Pagi sampai sore 08:00 WIB – 13:00 WIB acara Utama, 13:00 s/d 16:00 acara
      tambahan pembentukan Ikatan/Yayasan Keluarga Besar Alumni SMEA Negeri Lubuk Linggau)
•    Hari Besar (3 Hari selepas Hari Raya Idul Fitri)

6.    PENDANAAN

•    Anggota (Melalui sumbangan wajib anggota / donasi. Pengumpulan dana ini dengan cara transfer melalui account bank BCA, Mandiri dan BRI)
•    Sponsor (Sponsor dari Pihak ketiga untuk mempromosikan produknya)

Penggunaan dana dialokasikan sebagai berikut :
•    Cetak Undangan
•    Perizinan, Perlengkapan, Snack Box dan Makanan
•    Charity (Hadiah)
•    Transportasi/Pulsa

7.    ACARA DAN PERLENGKAPAN

Ada beberapa layout setting untuk tata panggung, meja dan kursi peserta reuni akbar. Pemilihan layout 1 – 3 sangat bagus dikarenakan membuka peluang saling menatap diantara peserta reuni.

Tenda menggunakan atap terpal dengan palfon dan penggunaan kipas angin disetiap tiang tenda, supaya tercipta kenyamanan.




Draft susunan acara sementara ini adalah :

Acara Utama
08:00    Registrasi Peserta Reuni dan Pembagian Snack Box.
09:00    Pembukaan Acara (MC).
09:15    Kata Sambutan – Kata Sambutan.
10:30    Pemberian Charity/Hadiah bagi guru.
10:45    Cerita cerita masa lalu (dipandu MC) dari Guru dan Alumni.
11:00    Presentase dari Sdr. Erwin tentang pembentukan yayasan alumni sebagai unit usaha 
             sosial untuk  kesejahteraan alumni, guru dan sekolah (Tentative).
11:30    Doa.
11:40    Music Zone / Band Peformance sambil pengisian formulir database alumni.
12:45    Ramah tama berbaur sambil makan siang.
13:00    Bebas (foto-foto, nyanyi bersama)

Acara Tambahan (Peserta Terbatas)
13:45    Kumpul di Ruangan Tertentu
14:00    Pembentukan Ikatan/Yayasan Alumni SMEA Negeri Lubuk Linggau Semua Angkatan 
             sebagai unit usaha sosial untuk kesejahteraan alumni, guru dan sekolah.


8.   CHARITY/HADIAH DAN DOKUMENTASI
 
Hadiah

Jika ada dana lebih bisa disumbangkan ke pihak sekolah atau wali kelas atau guru yang masih hidup. Berikut ini adalah bentuk sumbangan yang bisa diberikan:
•    Fasilitas & peralatan untuk sekolah, misal: Sound system, TOA, komputer, papan nama dll. Untuk penanda perlu ditambah tulisan permanen missal “sumbangan alumni angkatan xx”
•    Foto dengan Figura untuk sekolah. Foto reuni ukuran besar jika ditempel diruang guru, aula atau Balai Penyuluhan bisa memotivasi siswa saat itu agar bisa sesukses alumninya. Suatu kebanggaan bila foto angkatan tersebut bisa terpampang selama bertahun-tahun di sekolah.
•    Piagam Penghargaan untuk guru. Jika guru atau wali kelas masih hidup,bisa diberikan piagam penghargaan sebagai tanda mata. Selain itu dapat disisipkan sejumlah uang untuk kesejahteraannya. Terlalu vulgar jika kita berikan uang saja dengan jumlah besar saja.
•    Emas. Jika tidak akan memberikan uang kepada gutu, gunakan saja perhiasan emas sebagai tanda mata. Selain indah, juga mudah untuk diuangkan.
•    Uang bisa diberikan ke guru jika beliau sedang dirawat di rumah sakit atau dalam kondisi hidup yang kurang layak.

Dokumentasi

•    Penayangan foto – foto jadul via infokus atau buku album, diiringi lagu-lagu yang populer saat itu.
•    Saat acara berakhir panitia akan mengumpulkan foto – foto dari undangan yang membawa foto digital.
     Oleh karena itu akan disiapkan laptop dengan card reader. Akan sulit dan lama untuk mendapatkan
     data foto–foto setelah reuni.
•    Upload ke facebook secara berkala, jangan sekaligus. Misal 1 hari setelah reuni upload 3 foto.
      Dengan mencicil 3 foto perhari maka sebuah foto akan banyak tag dan komentar.
•    Foto – foto reuni dan foto jadul yang dikemas dalam sebuah DVD bisa ditawarkan dengan harga
      misal Rp.75rb termasuk ongkos kirim yang dananya akan dikelola oleh Unit Usaha. DVD koleksi foto
      –foto tersebut bisa diberikan untuk teman – teman yang tidak datang tetapi telah membayar.


Mohon saran/pertimbangan/koreksi/tambahan dari semuanya.

Terima kasih
Tim